Grundsätzlich sind Ausgaben in dem Kalenderjahr steuerlich anzusetzen, in dem sie auch tatsächlich geleistet wurden – also „abfließen“. Neben dem Abflussprinzip gibt es das Zuflussprinzip, das sich auf die Einnahmen bezieht.

Der gesetzliche Abgabetermin für die Steuererklärung (Pflichtveranlagung) ist der 31. Juli des Folgejahres. Auf Antrag kann man beim Finanzamt eine Fristverlängerung bewirken. Wer sich steuerlich vertreten lässt, z. B. durch einen Lohnsteuerhilfeverein, hat bis zum letzten Tag im Februar des zweiten Folgejahres Zeit. Fällt der Tag der Abgabefrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächstfolgenden Werktag. Aufgrund der besonderen Lage durch die Corona-Pandemie hat der Gesetzgeber die Abgabefristen für die Steuerjahre 2019 und 2020 einmalig verlängert.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) bestimmt, wer eine Steuererklärung abgeben muss; die Abgabepflicht für Arbeitnehmer beispielswiese ist in § 46 EStG geregelt. Zudem müssen alle Bürger eine Steuererklärung einreichen, wenn das Finanzamt sie dazu auffordert. Siehe dazu auch Pflichtveranlagung und Antragsveranlagung.

Wer Kapitalerträge erzielt, z. B. aus Zinsen oder Kursgewinnen, ist von der Abgeltungsteuer betroffen: 25 Prozent der Kapitaleinkünfte werden besteuert – zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Abgeltungsteuer wird von den Banken einbehalten und an das Finanzamt abgeführt; wichtig ist daher, dass man seinen Banken einen Freistellungsauftrag erteilt, um den Sparer-Pauschbetrag auszuschöpfen.

Akzeptiert das Finanzamt den Einspruch gegen einen Steuerbescheid, dann erlässt es einen Abhilfebescheid. Dieser sollte genau geprüft werden, ob das Finanzamt auch alle geforderten Änderungen berücksichtigt hat.

Das Alterseinkünftegesetz besteht seit 2005 und hat u. a. die Besteuerung der Renten und Pensionen grundlegend verändert: Alterseinkünfte aus der gesetzlichen Rentenversicherung werden seither nachgelagert besteuert – mit einer schrittweisen Übergangsphase bis 2040.

Der Altersentlastungsbetrag ist ein steuerfreier Betrag, der ältere Steuerzahler über 64 Jahre von der Einkommensteuer entlasten soll, weil ihre Alterseinkünfte nicht nur aus Altersruhegeldern oder Pensionen bestehen. Die Höhe des Altersentlastungsbetrags hängt von dem Geburtsjahr des Steuerpflichtigen ab. Er wird auf verschiedene Einkünfte gewährt, wie z. B. auf Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und auf Lohneinkünfte aufgrund einer aktiven Beschäftigung.

Altersvorsorgeaufwendungen sind z. B. Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, für bestimmte berufsständische Versorgungswerke und zur privaten Rürup-Versicherung. Sie können in der Steuererklärung als Sonderausgaben abgezogen werden – wobei der Abzug derzeit nur begrenzt möglich ist: 2021 sind 92 Prozent von maximal 25.787 Euro abzugsfähig, bei Ehegatten und Lebenspartnern verdoppelt sich dieser Betrag. Der Anteil steigt jedes Jahr um 2 Prozent an; ab 2025 berücksichtigt das Finanzamt die Altersvorsorgeaufwendungen in voller Höhe.

Die Anlage AV (Altersvorsorge) in der Steuererklärung ist für jeden Riester-Sparer wichtig – hier macht man Angaben zum Riester-Vertrag.

Einkünfte aus Kapitalvermögen sind in der Anlage KAP zu erklären. Zwar sollte durch die Abgeltungsteuer die Besteuerung meist erledigt sein, doch bleibt die Anlage KAP weiterhin wichtig: Mit ihr kann z. B. die Günstigerprüfung beantragt werden.

Wer Kinder hat, kann mit der Anlage Kind u. a. die Günstigerprüfung beantragen. Das Finanzamt ermittelt von Amts wegen, ob der steuerliche Vorteil aus der Berücksichtigung der Freibeträge für Kinder höher ist als das ausgezahlte Kindergeld – für jedes Kind ist ein eigenes Formular auszufüllen.

Die Anlage N in der Steuererklärung ist ein Pflichtformular für Arbeitnehmer und Versorgungsempfänger – also für all jene, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit haben. Darin werden im Wesentlichen der Arbeitslohn bzw. die Versorgungsbezüge und die Werbungskosten eingetragen.

Die Anlage R ist die Rentner-Anlage; sie müssen all jene ausfüllen, die Einkünfte aus Renten beziehen.

Die Anlage R-AV / bAV müssen all jene ausfüllen, die Renten aus inländischen Altersvorsorgeverträgen (sog. Riester-Rente) oder aus der inländischen betrieblichen Altersversorgung beziehen.

Renten und andere Leistungen aus ausländischen Versicherungen, ausländischen Rentenverträgen oder ausländischen Versorgungseinrichtungen müssen in der Anlage R-AUS angegeben werden.

In der Anlage SO werden sonstige Einkünfte eingetragen, die den anderen Anlagen der Steuererklärung nicht zuzuordnen sind. Beispiele hierfür sind erhaltene Unterhaltszahlungen im Rahmen des Realsplittings, Einnahmen aus gelegentlichen Leistungen oder Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften.

Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt, beispielsweise von Immobilien oder Grundstücken, muss bei seiner Steuererklärung die Anlage V ausfüllen. Das Finanzamt fordert für jede Immobilie ein eigenes Formular. In der Anlage V werden auch die Aufwendungen, die beim Eigentümer für seine Immobilien entstehen, als Werbungskosten angegeben.

In der Anlage Vorsorgeaufwand werden Beiträge für die Altersvorsorge und andere Versicherungen eingetragen – steuerrechtlich zählen sie zu den Sonderausgaben.

Wer nicht gesetzlich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist (Pflichtveranlagung), kann sich freiwillig veranlagen lassen. Das kann sich für viele Arbeitnehmer lohnen, da meist mit einer Steuererstattung zu rechnen ist. Bei der Antragsveranlagung gelten die regulären Abgabefristen nicht – die freiwillige Steuererklärung kann noch vier Jahre nach Ende des Steuerjahres eingereicht werden.

siehe Werbungskosten-Pauschale

Arbeitnehmer, die mehr als die Hälfte ihrer Arbeiten von zu Hause aus erledigen, können die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in voller Höhe als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen – wenn es sich um gleichwertige Arbeiten wie im Betrieb handelt. Arbeitnehmer, die weniger als die Hälfte im Home-Office arbeiten, können bis zu 1.250 Euro im Jahr geltend machen. Voraussetzung ist hier, dass der Arbeitgeber im Unternehmen keinen individuell zugewiesenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Das ist häufig bei Außendienstmitarbeitern oder Lehrern der Fall. Arbeitnehmer, die wegen der Corona-Pandemie von zu Hause aus arbeiten müssen und nicht die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer erfüllen, profitieren für die Jahre 2020 und 2021 von einer Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro jährlich.

Generell können private Kosten steuerlich nicht angesetzt werden. Eine Ausnahme sind die außergewöhnlichen Belastungen. Darunter fallen z. B. Krankheitskosten, Kosten für die häusliche Pflege und das Pflegeheim, Unterhaltsleistungen an Bedürftige sowie Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung. Allgemeine außergewöhnliche Belastungen mindern die Steuer, wenn sie die zumutbare Eigenbelastung des Steuerzahlers übersteigen – diese hängt von der Höhe der Einkünfte, dem Familienstand und der Zahl der Kinder ab.

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen Reisekosten, die in der Steuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt werden können.